Vad kostar det att vänta på rätt kandidat?

När en rekrytering drar ut på tiden är förklaringen ofta enkel: vi har inte hittat rätt person än. Det kan vara helt rimligt. En felrekrytering kostar både tid, pengar och energi, och påverkar ofta fler än den som anställs. Därför är det naturligt att vara försiktig.

Men även väntan har en kostnad, och den är ofta svårare att se.

En vakant roll påverkar sällan bara lönebudgeten. Arbetet försvinner inte, utan fördelas på andra, täcks av konsulter eller skjuts fram. Kostnaden finns alltså kvar, men på flera olika ställen.

Var kostnaden för en vakans hamnar

Seniortid. När en roll står tom behöver mer erfarna kollegor ofta täcka upp. Det fungerar under en period, men innebär också att deras tid används till sådant som någon annan egentligen skulle kunna göra. Den mindre synliga delen är vad de inte hinner under samma period. Uteblivet långsiktigt arbete syns sällan någonstans, vilket gör det till den svåraste posten att upptäcka.

Konsultstöd. Konsulter kan vara ett bra sätt att snabbt lösa ett behov, men kostnaden är ofta högre. Kunskapen om det som byggts finns dessutom hos konsulten, och lämnar organisationen när uppdraget avslutas om ingen aktivt tagit över den.

Försenat arbete. När kapaciteten minskar prioriteras vissa saker bort. Det kan vara produktutveckling, förbättringsarbete eller teknisk utveckling som skjuts fram eftersom något annat är mer akut.

Belastning på teamet. Färre personer ska dela på samma ansvar. På kort sikt är det ofta hanterbart, men över tid kan det påverka både tempo och arbetsmiljö.

Ingen av dessa kostnader behöver vara dramatisk var för sig. Men tillsammans kan de bli betydande om rekryteringen pågår i flera månader.

När är det dags att se över profilen?

Efter en längre sökperiod kan det vara värdefullt att fråga om utmaningen fortfarande är att hitta rätt kandidat, eller om kravprofilen och marknaden helt enkelt inte möts.

Några signaler kan vara:

• kandidater faller bort på samma krav återkommande
• många går vidare i processen men få når hela vägen
• kandidater som matchar profilen tackar nej av liknande skäl

Det betyder inte automatiskt att kraven är fel. Men det kan vara ett bra tillfälle att skilja på vad personen verkligen behöver kunna från första dagen och vad som går att utveckla över tid.

Bestäm när ni ska tänka om

Ett enkelt sätt att undvika att en rekrytering fortsätter på samma sätt månad efter månad är att redan från början bestämma när kravprofilen ska utvärderas igen.

Fördelen med att sätta tidpunkten i förväg är att utvärderingen då sker i ett läge där ni tänker klart, i stället för när frustrationen börjat påverka bedömningen.

Vid den tidpunkten går det att titta på vad processen faktiskt har visat:

• Var faller kandidaterna bort?
• Vilka krav begränsar urvalet mest?
• Vad måste personen kunna från start?
• Vad kan läras på plats?
• Har behovet förändrats sedan rekryteringen började?

Jämför kostnaden för väntan med kostnaden för upplärning

Det behöver inte vara en avancerad kalkyl. Börja med att uppskatta vad vakansen kostar varje månad i form av extra tid från teamet, konsultstöd och sådant som inte blir gjort. Jämför sedan det med vad det skulle kosta att anställa någon som inte matchar profilen fullt ut från start, men som har rätt grund och potential att växa in i rollen. Hur lång tid skulle det ta innan personen är självständig? Hur mycket stöd skulle behövas under den perioden?

I vissa fall kan några månaders väntan vara dyrare än den extra tid som krävs för att utveckla en kandidat.

Att vänta på rätt kandidat kan vara helt rätt beslut. Men det blir ett bättre beslut när kostnaden för att vänta är lika tydlig som kostnaden för att anställa fel.

Vill ni ha hjälp att hitta personal? Kontakta oss nedan så pratar vi mer om ert behov och hur vi kan hjälpa er.