Så lyckas du med din onboarding

Onboarding är en process som är extremt viktig för att skola in en nyanställd i sina arbetsuppgifter, men också för att se till att alla förberedelser är gjorda och att materialet finns. Vissa antar att en onboarding-process börjar när den anställda är på plats, men egentligen är det något man bör ta tag i med god framförhållning innan denne börjar om man vill ha en så smidig start som möjligt.

Att sätta upp en process för onboarding

Genom att sätta upp en tydlig process för onboarding blir det enklare för HR eller annan personalansvarig att plocka upp rutinen vid varje nyanställning. Sätt upp en tydlig introduktionsplan med vad ni anser är viktigt att introducera i tidigt stadie, och hur pass tidigt det bör nämnas. Se gärna till att den här informationen finns skriftligt, så att den anställda kan fokusera på att lyssna och ställa följdfrågor istället för att anteckna, och inte tappa motivation och fokus under tiden.

Exempel på onboarding process

En onboarding process bör dra igång redan en bit innan den nyanställda har sin första dag för att se till att material och förberedelser finns. Din onboarding process kan exempelvis se ut som följande:

  • Förberedelser – Genom att utse någon som ansvarar för onboardingen kan du förtydliga processen och se till att det inte uppstår förväntningar på att andra på arbetsplatsen ska ta över moment eller ansvar. Se även till att praktiska arbetsverktyg är på plats, exempelvis mobiltelefon, dator, arbetskläder eller användaruppgifter och mailadress. Ett schema bör även vara satt för de första dagarna så att ni och den nyanställda kan se vilka moment som är inplanerade, men också så att det inte uppstår luckor i onboardingen där den nyanställda blir sysslolös.
  • Första dagen – första onboarding dagen blir i de flesta fall en dag för att fördjupa sig i företaget, prata om organisationens vision, personerna i ledande roller, vanliga arbetsuppgifter och vad som särskiljer er från andra konkurrenter. Varje anställd är en ambassadör för företaget, så se till att de vet vad ert värde är när de pratar om sitt arbete. Se även till att VD eller kontorschef är på plats med eventuell HR ansvarig under dagen så att den anställda känner sig viktig och uppskattad. Under dagen är det även bra att lämna över mobiltelefon, dator med mera att bekanta sig med.
  • Följ upp – Glöm inte bort att föra regelbundna avstämningar för att diskutera arbetsgivarens förväntningar och förutsättningarna för den anställdas utveckling. Det är även viktigt att under avstämningarna uppmärksamma om det finns något den anställda behöver arbeta på, som kommer utvärderas vid nästa uppföljning.

Digital onboarding

Inte allt för sällan idag händer det att man rekryterar någon på distans, och onboardingen behöver göras digitalt. Även om en del fysiska överlämningar försvåras blir processen inte allt för påverkad av detta. Däremot kan det vara bra att tänka lite extra på vissa moment.

1. Social träffyta

Att vara nyanställd på ett företag där man inte får träffa sina kollegor gör lätt att man känner en distansering till sin arbetsplats. Se till att anordna digitala träffytor där ny personal får lära känna personerna de mailar med och ansikten att sammankoppla med de olika arbetsuppgifterna. Även med flera kontor inom ett företag är det viktigt att motverka klyftan mellan de anställda som lätt uppstår om de aldrig ser varandra.

2. Arbetsmaterial

Vid en digital onboarding-process är det vissa gånger svårt att förse den anställda med det material som krävs för att utföra arbetet, exempelvis dator, telefon, webbkamera eller andra verktyg som behövs för tjänsten. För att lösa detta kan man antingen se om det finns möjlighet för den nyanställda att hämta upp detta från ett serviceställe, annat kontor eller liknande, om det går att posta hem till personen eller om det finns någonstans i deras närhet att köpa och sedan skicka kvitto till chef eller ekonomiansvarig.

Se till att tänka på detta i tid, så den anställda inte behöver invänta material för att kunna komma igång

3. IT säkerhet

När en anställd jobbar hemifrån kan det innebära att den sitter med en dator som används för personligt bruk. Vid uppstart och onboarding är det upp till arbetsgivare att se till att personal har förståelse för IT säkerheten, att inlogg och lösenord är skyddade, samt att eventuella virusskydd är installerade. Ta gärna och sitt med den anställda i videosamtal när detta implementeras, så du kan både vara till hjälp vid behov, och se till att det görs rätt.